I. Introducción
Mediante el presente documento, Melisa Ramírez (en adelante “La Compañía”) dando cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información señalados en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.
La Compañía, dentro del desarrollo de su objeto social: “compra, venta, distribución directa, producción y mercadeo de ropa deportiva y textiles entre otros” diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.
II. Objetivo
El objetivo de la presente Política es garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición y posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios y las políticas de seguridad según los cuales, la Compañía garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de su objeto social.
III. Maco Legal
La Política fue elaborada dando estricto cumplimiento a todo lo dispuesto por la normatividad vigente sobre la materia, de esta manera, el presente documento cumple lo dispuesto por los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que en un futuro puedan llegar a modificar, regular o adicionar la normatividad aplicable en materia de Protección de Datos Personales.
IV. Definiciones
Tal y como lo disponen el Artículo 3° del Decreto 1337 de 2013 y el Artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se tendrán definidos a lo largo de la Política, los siguientes términos:
Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contenga datos personales.
Autorización: significa el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato. Esta puede ser i) escrita; ii) verbal o; iii) conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta última (heredero).
Dato personal: Significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen, pero no se limitan a, datos de identificación, información de contacto y de localización (incluida la geolocalización), datos catalogados como sensibles, información financiera, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional.
Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de comercio).
Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal semiprivado: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Dato sensible: Se entiende por Dato Sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad) entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos contenidos en ella.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como, la recolección, almacenamiento, uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.
Transmisión: significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable
Transferencia: La Transferencia de datos personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.
Supresión: Se denomina así, a la acción que el titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
Se advierte que las definiciones incluidas en esta Política fueron tomadas de la normatividad vigente a la fecha, en la cual se regula la debida protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de los mismos.
V. Principios
En virtud de lo dispuesto por la normatividad vigente, la Compañía ha incorporado a la Política, los principios generales relativos al tratamiento de datos personales. Dichos principios fundamentales son tomados del Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma
VI. Derechos de los Titulares de los datos
La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:
a. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
b. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, aliados comerciales o de Entidades Vinculadas a Melisa Ramirez, plenamente identificadas en la sección Política de Tratamiento de datos Personales de la página web www.melisaramirez.co y/o en este documento.
c. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;
d. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en La Compañía y/o sus Entidades Vinculadas.
e. Realizar Encuestas de satisfacción.
f. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de Melisa Ramírez. o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
g. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
h. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con Melisa Ramírez o con Entidades Vinculadas.
i. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
j. El ofrecimiento de medios de financiación de Entidades Vinculadas, el análisis de solicitudes de crédito y para esto ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
k. Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de Melisa Ramírez, incluida la Política.
l. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
m. Para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía.
n. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
o. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
p. Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de Melisa Ramírez. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, la Compañía utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
VII. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
c) Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
VIII. Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable
La compañía está obligada a cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
IX. Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. Encargo de datos personales de la Compañía a un tercero
Para el cumplimiento de su objeto social, la Compañía, podrá encargar el Tratamiento de los datos personales que posea a un tercero, con el fin que éste último realice las gestiones de comunicación, promoción, mercadeo, notificación, actualización de datos, planes de fidelización, programas y proyectos especiales que permitan, entre otras, el cumplimiento de las siguientes finalidades tanto por medios físicos como digitales:
Celebración, suscripción o mantenimiento de relaciones contractuales con los Titulares.
Otorgamiento de créditos y financiación de consumo.
Tratamiento de información requerida en materia laboral y societaria de la Compañía.
Información de carácter confidencial, privacidad y no divulgable.
Cumplimiento de la finalidad del servicio como proveedor.
Todo lo anterior, respetando siempre las finalidades que el Titular de la información haya autorizado a la Compañía o autorizadas por ministerio de la Ley.
XI. Autorización para uso de datos personales
La Compañía actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales y de Información Transaccional, obtiene de los Titulares de los datos su Autorización clara, expresa, previa, informada y exenta de vicios, mediante formularios físicos y electrónicos, la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps. formatos de recolección de datos y/o a través de los demás medios que disponga o pueda disponer para tal efecto.
Para lo anterior, la Compañía solicitará a los Titulares de los datos personales y la Información Transaccional, su Autorización, informando a éste la finalidad sobre la cual se proporcionará el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, excepto en los casos expresamente autorizados determinados por Ley, los cuales se encuentran regulados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.
XII. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales
La Compañía podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial
XIII. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales
La compañía Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:
1. Cuando cuente con autorización de Titular.
2. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.
XIV. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, la Compañía dispone del correo electrónico Melirn97@hotmail.com a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.
Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la Compañía se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.
El reclamo debe dirigirse a MELISA RAMIREZ y contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
2.Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
3.Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Cuando el Titular de los datos personales pretenda conocer, acceder a la información, o solicitar una copia de la Autorización se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando el Titular de los datos personales pretenda rectificar, actualizar, suprimir alguno de sus datos o revocar su Autorización, el área de Servicio al Cliente resolverá su reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XV. Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales
El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email Melirn97@hotmail.com
XVI. Video vigilancia
La Compañía utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.
La Compañía no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.
XVII. Datos del Responsable del Tratamiento
Razón social RAMIREZ NARANJO MELISA
NIT: 1022099280-2
Dirección: Calle 29 37 A 38
Correo Electrónico: Melirn97@hotmail.com
Teléfono en Medellín: 323 3545202
Página web: www.melisaramirez.co
XVIII. Políticas de seguridad de la información
La Compañía adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de la Compañía.
El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que MELISA RAMIREZ se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.
XIX. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales
Con miras a mantener la vigencia de la política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.
Mediante el presente documento, Melisa Ramírez (en adelante “La Compañía”) dando cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información señalados en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.
La Compañía, dentro del desarrollo de su objeto social: “compra, venta, distribución directa, producción y mercadeo de ropa deportiva y textiles entre otros” diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.
II. Objetivo
El objetivo de la presente Política es garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición y posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios y las políticas de seguridad según los cuales, la Compañía garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de su objeto social.
III. Maco Legal
La Política fue elaborada dando estricto cumplimiento a todo lo dispuesto por la normatividad vigente sobre la materia, de esta manera, el presente documento cumple lo dispuesto por los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que en un futuro puedan llegar a modificar, regular o adicionar la normatividad aplicable en materia de Protección de Datos Personales.
IV. Definiciones
Tal y como lo disponen el Artículo 3° del Decreto 1337 de 2013 y el Artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se tendrán definidos a lo largo de la Política, los siguientes términos:
Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contenga datos personales.
Autorización: significa el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato. Esta puede ser i) escrita; ii) verbal o; iii) conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta última (heredero).
Dato personal: Significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen, pero no se limitan a, datos de identificación, información de contacto y de localización (incluida la geolocalización), datos catalogados como sensibles, información financiera, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional.
Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de comercio).
Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal semiprivado: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Dato sensible: Se entiende por Dato Sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad) entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos contenidos en ella.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como, la recolección, almacenamiento, uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.
Transmisión: significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable
Transferencia: La Transferencia de datos personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.
Supresión: Se denomina así, a la acción que el titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
Se advierte que las definiciones incluidas en esta Política fueron tomadas de la normatividad vigente a la fecha, en la cual se regula la debida protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de los mismos.
V. Principios
En virtud de lo dispuesto por la normatividad vigente, la Compañía ha incorporado a la Política, los principios generales relativos al tratamiento de datos personales. Dichos principios fundamentales son tomados del Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma
VI. Derechos de los Titulares de los datos
La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:
a. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
b. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, aliados comerciales o de Entidades Vinculadas a Melisa Ramirez, plenamente identificadas en la sección Política de Tratamiento de datos Personales de la página web www.melisaramirez.co y/o en este documento.
c. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;
d. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en La Compañía y/o sus Entidades Vinculadas.
e. Realizar Encuestas de satisfacción.
f. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de Melisa Ramírez. o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
g. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
h. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con Melisa Ramírez o con Entidades Vinculadas.
i. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
j. El ofrecimiento de medios de financiación de Entidades Vinculadas, el análisis de solicitudes de crédito y para esto ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
k. Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de Melisa Ramírez, incluida la Política.
l. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
m. Para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía.
n. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
o. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
p. Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de Melisa Ramírez. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, la Compañía utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
VII. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
c) Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
VIII. Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable
La compañía está obligada a cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
IX. Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. Encargo de datos personales de la Compañía a un tercero
Para el cumplimiento de su objeto social, la Compañía, podrá encargar el Tratamiento de los datos personales que posea a un tercero, con el fin que éste último realice las gestiones de comunicación, promoción, mercadeo, notificación, actualización de datos, planes de fidelización, programas y proyectos especiales que permitan, entre otras, el cumplimiento de las siguientes finalidades tanto por medios físicos como digitales:
Celebración, suscripción o mantenimiento de relaciones contractuales con los Titulares.
Otorgamiento de créditos y financiación de consumo.
Tratamiento de información requerida en materia laboral y societaria de la Compañía.
Información de carácter confidencial, privacidad y no divulgable.
Cumplimiento de la finalidad del servicio como proveedor.
Todo lo anterior, respetando siempre las finalidades que el Titular de la información haya autorizado a la Compañía o autorizadas por ministerio de la Ley.
XI. Autorización para uso de datos personales
La Compañía actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales y de Información Transaccional, obtiene de los Titulares de los datos su Autorización clara, expresa, previa, informada y exenta de vicios, mediante formularios físicos y electrónicos, la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps. formatos de recolección de datos y/o a través de los demás medios que disponga o pueda disponer para tal efecto.
Para lo anterior, la Compañía solicitará a los Titulares de los datos personales y la Información Transaccional, su Autorización, informando a éste la finalidad sobre la cual se proporcionará el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, excepto en los casos expresamente autorizados determinados por Ley, los cuales se encuentran regulados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.
XII. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales
La Compañía podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial
XIII. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales
La compañía Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:
1. Cuando cuente con autorización de Titular.
2. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.
XIV. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, la Compañía dispone del correo electrónico Melirn97@hotmail.com a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.
Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la Compañía se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.
El reclamo debe dirigirse a MELISA RAMIREZ y contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
2.Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
3.Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Cuando el Titular de los datos personales pretenda conocer, acceder a la información, o solicitar una copia de la Autorización se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando el Titular de los datos personales pretenda rectificar, actualizar, suprimir alguno de sus datos o revocar su Autorización, el área de Servicio al Cliente resolverá su reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XV. Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales
El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email Melirn97@hotmail.com
XVI. Video vigilancia
La Compañía utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.
La Compañía no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.
XVII. Datos del Responsable del Tratamiento
Razón social RAMIREZ NARANJO MELISA
NIT: 1022099280-2
Dirección: Calle 29 37 A 38
Correo Electrónico: Melirn97@hotmail.com
Teléfono en Medellín: 323 3545202
Página web: www.melisaramirez.co
XVIII. Políticas de seguridad de la información
La Compañía adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de la Compañía.
El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que MELISA RAMIREZ se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.
XIX. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales
Con miras a mantener la vigencia de la política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.